Herramientas que no pueden faltar en el teletrabajo

Dada la situación excepcional que se está viviendo el mundo, te contaremos cuales son las principales herramientas que no pueden faltar en el trabajo, te ayudarán para mantener la productividad, los flujos y ritmos habituales.

Slack

Es una herramienta que permite a los miembros de una empresa colaborar y mantener la comunicación mediante la creación de conversaciones en grupo (canales).

Estos se pueden utilizar para organizar proyectos, conversar sobre temas como reuniones o eventos, y mantener la comunicación entre los miembros de un equipo especializado.

Se puede acceder a ella desde un ordenador o una aplicación móvil. Algunas de sus características más importantes son:

• Creación de canales entre distintas empresas para comunicarse con clientes, proveedores o socios. Estos canales pueden ser abiertos o cerrados de manera que cualquiera pueda unirse a ellos o se necesite una invitación.
• Permite la integración con otras herramientas para hacer uso de ellas directamente desde la aplicación y compartir todo tipo de documentos, imágenes y recursos: Google Drive, Calendar, Salesforce, Outlook, Gmail, Zoom o Trello.
• Llamadas de voz o vídeo para videoconferencias, con opción de compartir pantalla.
• Creación de flujos de trabajo para automatizar tareas como informes de incidencias, incorporaciones de personal o solicitudes para asistencia.

Google Hangouts

• La aplicación de G Suitese divide en un apartado de chat y otro de videollamadas denominado Meet. Permite compartir pantalla y la integración con casi todos los demás productos del desarrollador Google.

La interfaz es sencilla y no necesita complementos. Se puede acceder a las reuniones directamente desde un evento de calendario o una invitación de correo electrónico.

• Una característica relevante es que se pueden mantener las llamadas privadaso retransmitirse en YouTube, lo que permite muchos más participantes y que cualquiera pueda hacer preguntas al interlocutor.

Desde Google aseguran que la edición Enterprise “crea un número telefónico de acceso para cada reunión, por lo que todos los invitados tienen una gran experiencia incluso aunque estén viajando y no tengan Wi-Fi ni datos”.

Microsoft Teams

Es el centro de trabajo remoto de Microsoft. Entre sus funciones encontramos chatear de manera grupal o individual, crear reuniones por videoconferencia de hasta 10.000 personas, llamar con su sistema telefónico propio y trabajar de manera colaborativa dentro de la Suite Office 365.

De esta manera se pueden consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel en tiempo real, entre miembros del equipo.

Reuniones

Zoom

Es una herramienta de conferencia remota alojada en la nube, que permite llamadas de video y audio hasta para 1.000 participantes, pudiendo ver hasta 49 vídeos en pantalla.

Además, hace posible grabar las conversaciones de manera local o en la nube y se pueden añadir transcripciones generadas automáticamente por Inteligencia Artificial.

Una de las funcionalidades más interesantes es:

• La capacidad para realizar anotaciones colaborativas al compartir pantallas de manera simultánea
• Opciones como votaciones, preguntas y respuestas
• Reclamar la atención levantando la mano virtualmente o indicadores de atención de los asistentes
• Garantiza reuniones interactivas.
• Retocar apariencia y utilizar fondos virtuales, de manera que aunque el entorno no sea el más adecuado se pueda hacer pasar por uno profesional.

Whereby

Se trata de una herramienta de reuniones a través de vídeo que se puede utilizar desde cualquier navegador (incluso móvil) sin necesidad de descargar una aplicación.

Para asistir a las reuniones no es necesario iniciar sesión aunque sí para organizarlas, por lo que es una opción rápida y sencilla.

Whereby permite hasta 50 participantes e incluye funcionalidades como compartir pantallas, grabación de estas y personalización de los enlaces para acceder a las reuniones.

Almacenar y compartir archivos

Google Drive

Gestor de almacenamiento en la nube que permite guardar cualquier archivo como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos, no solo de Google si no también de otros desarolladores como Microsoft Office.

Permite compartirlos con otros usuarios y que estos puedan verlos, descargarlos y trabajar en ellos sin necesidad de enviar adjuntos por correo electrónico.

Se puede acceder a él a través de navegadores web, dispositivos móviles u ordenadores.

La funcionalidad más importante es que posibilita el trabajo colaborativo de manera simultánea para los miembros seleccionados en tiempo real.

Estos pueden realizar comentarios sobre la actividad de los demás para retroalimentarse y así hacer modificaciones al momento.

Otro de los elementos útiles para los equipos son Google Forms para realizar encuestas de manera interna y conocer las opiniones al respecto de cualquier tema o problema que surja en la empresa.

Dropbox

Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, entre dispositivos y compartirlos con otros usuarios. Se integra con software como Trello, Zapier o Salesforce

Dropbox incluye ademas Paper, una herramienta de trabajo colaborativo en equipo. Esta hace posible crear listas con fechas de entrega, seguimiento de agendas, añadir archivos y dejar valoraciones en tiempo real.

Permite compartir todo tipo de contenido desde listas de verificación, tablas, gif animados, emoticonos, archivos, enlaces o incluso clips de SoundCloud y enlaces de YouTube.

Otra de sus características interesantes son sus plantillas, creadas específicamente para procesos como lluvias de ideas, actas de reuniones o planes de gestión de proyectos.

Enviar archivos

We Transfer

Es un servicio que se basa en la transferencia de archivos de gran tamaño vía online.

Su funcionamiento es muy sencillo, ya que basta con arrastrar el contenido que queremos enviar y completar un formulario similar al de un correo electrónico: destinatario, remitente, mensaje… Permite incluso proteger los archivos con una contraseña.

Además de este servicio We Transfer cuenta con otros servicios muy enfocados a la industria creativa. Paste es una herramienta para presentar ideas creativas en equipo bien a un cliente o a otros empleados.

Collect permite crear tableros colaborativos a los que añadir enlaces, imágenes, vídeos o canciones que pueden compartirse y organizarse para realizar moodboards, brainstormings o tratamientos de producción.